ABACUS-Branchenlösung für Bahnen und Bergbahnen

AUSGANGSLAGE/ ENTSCHEID FÜR ABACUS SOFTWARE

Die Buchhaltung der Rigi-Bahnen wurde bis Ende 1996 vom VSSU (Verband Schweiz. Schifffahrtsunternehmen) in Kriens, ohne Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, als reine Finanz- und Lohnbuchhaltung geführt. Das Hauptziel der Geschäftsleitung war es, auf Anfang 1997 das gesamte Rechnungswesen zentral in Vitznau selbstständig zu verwalten.

Die Buchhaltung wurde ab dem 4. Quartal 1996 probehalber und ab dem Geschäftsjahr 1997 vollständig in der Verwaltung in Vitznau aufgebaut. Die Vorgabe bestand u.a. darin, in einer ersten Phase die FIBU und Kostenrechnung mit separater Debitoren-, Kreditoren- und Lohnbuchhaltung aufzubauen. In der anschliessenden zweiten Phase musste die Adressverwaltung und ein Teil der Auftragsbearbeitung, insbesondere die Realisierung der Fakturierung eingeführt werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wurde im August 1996 nach monatelangen Vorarbeiten drei Systeme von den Rigi-Bahnen zusammen mit der Treuhandstelle Mattig/Suter+Partner, Schwyz ausgewählt und auf Herz und Nieren getestet. Nach genauer Analyse der Systeme hat man sich für die ABACUS Software entschieden; als Einführungspartner wählte man die All Consulting AG Luzern.

DER ENTSCHEID FÜR ABACUS SOFTWARE IST U.A. DURCH FOLGENDE PUNKTE ZU BEGRÜNDEN:

• Trotz Standard-Software hohe Flexibiliät in allen Programmen, insbesondere in Lohn- und Betriebsbuchhaltung
  
• Möglichkeit von selbstgestaltbaren Auswertungen
  
• Praktisch alle Programme als Windows-Version verfügbar
  
• Grösste vorhandene Programm-Palette und längste Markterfahrung gegenüber den Mitbewerbern

AUFBAUARBEIT/WEITERE ZIELSETZUNG
Die erste Phase der Einführung wurde im Eiltempo durchgezogen, so dass bereits ein Monat nach Einführung der Programme Ende Oktober 1996 parallel zur bestehenden externen Buchhaltung alles verbucht werden konnte (inkl. Aufbau des KMU-Kontenplans). Ende November war man bereits in der Lage, die FIBU mit der KREDI und DEBI sowie Lohnbuchhaltung abzustimmen und für die vollständige Übernahme per 1.1.1997 vorzubereiten.

Am 1. Januar 1997 waren Phase eins und zwei weitgehendst abgeschlossen und sämtliche betriebsnotwendigen Programme einsatzbereit. Nach den ersten “scharfen” Buchungsvorgängen wurden nun in den folgenden Wochen ständig Verbesserungen vorgenommen, bei denen sich die All Consulting Luzern als kompetenter Partner zeigte, konnten doch sämtliche Spezialwünsche in kürzester Zeit erfüllt werden. Eine besondere Aufgabe bildete die Integration der Betriebsbuchhaltung, mussten doch verschiedene Erkenntnisse für die Abrechnung mit dem Bundesamt für Verkehr (BAV) miteinbezogen werden. Hier mussten, nicht zuletzt infolge zu wenig klaren Vorgaben des BAV‘s, ständig Retouchen angebracht werden. Im Sommer 1997 wurde als vorläufig letztes Programm die ABACUS Anlagenbuchhaltung aufgebaut. Diese wird in Zukunft noch intensiver genutzt, indem weitere Buchungskreise für Bewertungsunterschiede eingesetzt werden. Den Kernpunkt der Aktivitäten Rigi-Bahnen/All Consulting bildeten aber in der zweiten Hälfte der 1 1/2-jährigen Einführungs- und Aufbauphase die Gestaltung und Optimierung verschiedener Zusatzlisten für das Marketing, Personalwesen und die Geschäftsleitung.

KÜNFTIGE ZIELE/VORGABEN:

• Datenübernahme aus Zeiterfassung mittels Schnittstelle in Lohnbuchhaltung
  
• Ausbau sowie Ergänzungen des MIS u.a. mit AbaVision
  
• In ferner Zukunft: Entwicklung der Schnittstelle aus dem System “Ski-Data” (Stationsabrechnungs- und Billettausgabe- System) zwecks Übergabe von Erlös- und Adressdaten in die ABACUS Datenbank

SPEZIAL - LÖSUNG DER FIBU/KOSTENRECHNUNG BEI DEN RIGI -BAHNEN
Die FIBU bzw. die Kostenstellen/Kostenträger-Rechnung bildet die Basis für zwei getrennte Auswertungen:

• Das interne Monatsreporting auf der Basis des Geschäftsberichtes für die Bereiche ARB (Arth-Rigi-Bahnen), VRB (Vitznau - Rigi - Bahnen), LWRK (Luftseilbahnen) und Skilifte. Diese Bereiche werden als Kostenträger, ohne Saldovorträge geführt. Sämtliche Kostenstellen werden auf der Basis der Kostenarten/KST- Buchungen mittels Prozenzsätze auf die Bereiche weiterverrechnet (entsprechen ca. 1’500 Umlage-Einträge). Die Erstellung der erforderlichen Listen erfolgt mittels Bilanzsteuerungs-Reports, welche einfach und schnell mit der Standard-Erfolgsrechnung (Struktur gemäss Kontenklassierung) abgestimmt werden können.
  
• Jahresreporting für die Berechnung der kantonalen und nationalen Abgeltungsleistungen. Das Bundesamt für Verkehr (BAV) stellt für diese Berechnungen einen vorderfinierten BAB in Excel-Format zur Verfügung. Auf diesen BAB sind “nur” die direkten Kosten einzutragen d.h. die Bereiche (Kostenträger) sind um die Umlagen zu bereinigen, also exklusiv Umlagekosten zu berücksichtigen. Nach Eintrag dieser direkten Kosten auf dem BAB werden sämtliche KST-Umlagen mittels dieser Excel-Datei durchgeführt. Damit mit der Bilanzsteuerung diese direkten Kosten je KST bzw. je KTR ermittelt werden können, ohne die Struktur für das Monatsreporting des Geschäftsberichtes zu verändern, wird ein zusätzlicher Mandant in Form einer Eins-zu-Eins-Kopie geführt. In diesem Schattenmandant werden sämtliche KST-Umlage-Buchungen eliminiert, so dass alle direkten Kosten auf den KST/ KTR auswertbar sind. Dieser Kopiervorgang sowie die anschliessende Elimination der Umlage-Buchungen muss einmal pro Geschäftsjahr durchgeführt werden.

INTERVIEW

Mit Herr Hofstetter, Direktor Rigi-Bahnen und Herr Klein, Leiter Administration Rigi-Bahnen
Welche wesentlichen Vorteile sind mit dem Einsatz der neuen EDV-Lösung erzielt worden?

• Keine Kosten mehr der externen Buchhaltungsstelle.
  
• Daten bzw. Infos sind jederzeit sofort verfügbar.
  
• Zielvorgaben lassen sich schneller und eleganter realisieren.
  
• Administrative Abläufe konnten optimiert werden.

Welche Testphasen wurden durchlaufen?

• Das 4. Quartal 1996 wurde als Testphase verwendet: dabei wurden FIBU, KREDI, DEBI, LOHN sowie die Fakturierung für die vollständige Übernahme per 1.1.97 vorbereitet. Dank der Markterprobung und der Stabilität der ABACUS Software genügten drei Monate, um die gesamte Testphase erfolgreich abzuschliessen.

Welches sind Ihre Erfahrungen während der gesamten Einführung?

• Die Einführung erfolgte sehr schnell, ist aber trotzdem sorgfältig abgelaufen.
  
• Vorteilhaft war, dass man während der Testphase sämtliche Daten für die System-Übernahme erfassen konnte.
  
• Die All Consulting AG hat sich als idealer Realisierungspartner erwiesen, da sie über mehrere kompetente Mitarbeiter verfügt, welche die gesamte ABACUS Produktepalette kennen.

Wie konnten die umfangreichen Anforderungen an das periodische Reporting abgedeckt werden ?

• Ein grosser Teil des Reporting wird mit den Standard-Auswertungen realisiert.
  
• Individuelle Listen mit AbaView aus der Lohnbuchhaltung und Auftragsbearbeitung.
  
• FIBU / BEBU mittels Bilanzsteuerung; künftig werden diese mit AbaVision/Excel ergänzt bzw. ausgebaut.

Welche Kosteneinsparungen konnten mit der neuen Lösung erreicht werden?

• Die Kosten der externen Buchhaltungsstelle.
  
• Lohnkosten, da Personaleinsparungen dank des neuen Systems möglich waren.
  
• Interne Kosteneinsparungen, da organisatorische Abläufe optimiert werden konnten.

Die ABACUS Programme sind bekanntlich Standardprogramme. Konnten Sie individuelle Wünsche anbringen und wurden diese durch die Software realisiert?

• Obwohl die ABACUS Software Standardprogramme sind, lassen sich viele Abläufe und Auswertungen elegant lösen. Dabei ist es von grosser Bedeutung, dass für den Aufbau sowie die Schulung der Anwender genügend Zeit vorgesehen wird. Viele Wünsche konnten mit den verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten und den Selektionenkritieren realisiert werden. Mit dem Reportgenerator AbaView und der Bilanzsteuerung liessen sich diverse zusätztliche individuelle Auswertungen erstellen.

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