ABACUS-Branchenlösung für Duftstoffhersteller

Im Reich der 1000 Düfte - ABACUS steuert Duftstoffherstellung 

Das traditionsreiche Unternehmen hat durch konsequente Weiterentwicklung ihrer qualitativ hochstehenden Produkte und durch die internationale Ausrichtung eine führende Stellung erreicht.

DÜFTE JEDER ART
Die "Düfte" resp. Produkte der Firma Luzi AG werden in den verschiedensten Endprodukten eingesetzt. In Parfüms, Körper und Hautpflegemittel, Kosmetika, Haarpflegeprodukte, Reinigungsmittel, Waschpulver/ Weichspüler, Seifen, Lufterfrischer, Duftkerzen ja sogar in Wildverbissmitteln findet man "Luzi-Düfte", was aufzeigt, wie breit das Einsatzgebiet von Duftstoffen ist.

Ein Duft ist kein exakt messbares, kein klar definierbares einzelnes Element. Ein Duft setzt sich aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Komponenten zusammen. Zudem kann ein bestimmter Duft von verschiedenen Personen auch ganz unterschiedlich wahrgenommen und empfunden werden. Entsprechend kann der scheinbar gleiche Duft (z.B. Rose) in unterschiedlichsten Ausprägungen vorkommen.
Die Entwicklung und Produktion eines Duftes nach den Vorstellungen und Vorgaben des Kunden stellt somit hohe Anforderungen an die Parfumeure und setzt "eine gute Nase" aller im Prozess involvierten Personen voraus.

AUFTRAGSBEZOGENE PRODUKTION
Die Kompositionen - so wird der Duft im Fachjargon genannt - werden mehrheitlich auftragsbezogen hergestellt. In vielen Fällen geht der Bestellung des Kunden eine Bemusterung voraus. Dies bedeutet, dass die Mengenvolumina der Produktionschargen von wenigen Gramm bis zu mehreren Tonnen betragen können.
Faszinierend ist es zu verfolgen, wie die Herstellung eines Duftes von der Auftragserfassung über die eigentliche Produktion bis zum versandfertigen Produkt erfolgt.
Zwei Dosieranlagen mischen die Kompositionen, denen Rezepte mit bis zu hundert verschiedenen Positionen zu Grunde liegen.
Mit der Grossdosieranlage werden Chargen ab 1 Kilogramm hergestellt. Diese Anlage ist mit 128 Ventilen bestückt. Aus Rohstofftanks werden die Rohstoffe über ein Leitungssystem zu den Ventilen geführt. Ein Roboter wechselt die Gebinde aus, so dass rund um die Uhr, ohne Überwachung produziert werden kann.
Mit der Kleindosieranlage werden Chargen zwischen 300 Gramm bis maximal 1 Kilogramm hergestellt. Sie ist mit 450 Ventilen bestückt und kann gleichzeitig mehrere Kompositionen mischen. Kleinstmengen werden von den Spezialisten von Hand dosiert.
Pro Jahr werden über die ABACUS Auftragsbearbeitung ca. 15’000 Fertigungsaufträge abgewickelt, was pro Tag über 60 verschiedene Fertigungen bedeutet, die auf den Dosieranlagen ausgeführt werden müssen.

AUSLIEFERUNG
Den Umsatz erzielt die Luzi AG zu 90 Prozent im Ausland, die restlichen 10 Prozent in der Schweiz. Luzi Produkte gehen in über 100 verschiedene Länder. Entsprechend vielfältig sind auch die Vorgaben der Kunden und insbesondere der Behörden bezüglich Formalitäten, Verpackung und Beschriftung der Lieferungen.

LOGISTIKSYSTEM
Eine derart komplexe Produktion und ausgeprägte Exporttätigkeit wie sie bei der Firma Luzi AG besteht, verlangt nach einem sehr flexiblen und anpassungsfähigen Logistiksystem. Mit der ABACUS Auftragsbearbeitung, die bei Luzi mittlerweile schon vier Jahre in Einsatz ist, steht das entsprechend flexible Werkzeug zur Verfügung. Mit ihm konnten auch die eigentlichen "Knacknüsse" elegant gelöst werden:

Stammdaten, Rezepturen
Auf dem ABACUS System werden in der "Stücklistenverwaltung" Rezepte von ca. 4'500 verschiedenen Kompositionen resp. Düften verwaltet. Die Positionsmengen in einzelnen Rezepten können so klein sein, dass sie mit vier Nachkommastellen berechnet werden müssen.

Schnittstelle zu den Dosieranlagen
Da ein bestimmter Duft in der Regel ein "Kundenduft" ist, wird praktisch ausschliesslich auftragsbezogen produziert. Aus dem Kundenauftrag wird ein Fertigungsauftrag generiert, der automatisch über eine ODBC-Schnittstelle je nach Produktionsmenge die Produktion auf der Gross- oder Kleindosieranlage auslöst.

Schnittstelle zur Parfumeurdatenbank
Die Artikel und Rezepturen werden zwischen der ABACUS Auftragsbearbeitung und der Parfumeurdatenbank nach Bedarf ausgetauscht. Die spezielle Datenbank wird insbesondere auch zu QS-Zwecken geführt.

Formulare
Eine besondere Herausforderung dieses Projektes stellte die Vielzahl und die Komplexität der notwendigen Formulare dar. Einerseits sind für die Unterstützung der internen Prozesse verschiedenste Formulare erforderlich. Andererseits kann die Darstellung insbesondere der für den Export verwendeten Dokumente je nach Kunde und Land bezüglich der auszudruckenden Informationen und auch der Darstellung sehr unterschiedlich sein.
Ein Auftragsdossier kann sich aus verschiedenen Dokumenten zusammensetzen: Auftragsdossier, Verkaufsauftrag, Auftragsbestätigung, Fabrikationsschein, Abfüllschein, interner Versandavis,Packschein, Chargenzettel, Qualitätskontrolle, Auftrag an Analytik, Lieferschein, Proformarechnung, Exportfaktura. Je nach Auftrag werden u.U. zusätzliche Hilfs- und Kontrolldokumente ausgedruckt.

Mit den flexiblen Customizingfunktionen, die der ABACUS Formulargenerator bietet, konnten jedoch alle Anforderungen realisiert werden. So auch die verschiedenen Varianten der Dokumente in Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch.

Auswertungen
Die vielfältigen Auswertungen, die zusätzlich zu den Standardlisten benötigt werden, konnten mit dem AbaView Report Writer realisiert werden. Mit diesem flexiblen und gleichzeitig leistungsfähigen Tool erstellt der ABEA-Verantwortliche und Exportmanager Herr René Schuster nach Bedarf selbst zusätzliche Standardreports oder auch Ad-hoc-Abfragen der Datenbank.

AUSBLICK
Nachdem sich die ABACUS Software bei der Firma Luzi AG seit 4 Jahren im tagtäglichen Einsatz bei der Abwicklung der Bestellungen und der Produktion sowie im Rechnungswesen bewährt hat, soll nun im nächsten Ausbauschritt auch ein AbaShop realisiert werden, mit dem die folgenden Ziele kundengerecht erreicht werden sollen:

• Bessere und aktuellere Präsentation des Produktesortimentes
  
• Qualitätsverbesserung bei den Bestellungen
  
• Optimierung der Verkaufsadministration durch Auslagerung der Bestellerfassung
  
• Verkürzung der Lieferfristen