Digitales HR bei der SIGMA Bank

Papierdossiers, manuelle Abläufe und zwei Banken mit unterschiedlichen Anforderungen – für die SIGMA Group war klar, dass die bestehenden HR-Prozesse an ihre Grenzen stiessen. Gesucht war eine Lösung, die mehr Transparenz schafft, den administrativen Aufwand reduziert und gleichzeitig höchste regulatorische Anforderungen erfüllt.

Bis zur Einführung von Abacus wurden Personaldaten, Dokumente und viele HR-Prozesse noch manuell und papierbasiert verwaltet. Das führte zu einem hohen administrativen Aufwand, eingeschränkter Transparenz und einer starken Abhängigkeit von physischen Dokumenten. Mit dem Wachstum der Organisation und den steigenden regulatorischen Anforderungen stiessen die bestehenden Prozesse zunehmend an ihre Grenzen. Gleichzeitig sollte die Lohnverarbeitung künftig eigenständig erfolgen und ein zentrales HR- und Absenzmanagement für die SIGMA Bank SB und die SIGMA Kreditbank SKB aufgebaut werden.

Die eigentliche Herausforderung

Die Digitalisierung der HR-Prozesse war nur ein Teil der Aufgabe. Ebenso anspruchsvoll war es, die unterschiedlichen Anforderungen beider Banken in einer gemeinsamen Systemlandschaft zusammenzuführen. Gleichzeitig galt es, hohe finanzrechtliche Sicherheits- und Compliance-Vorgaben zu erfüllen sowie Rollen, Berechtigungen und Zugriffe klar zu regeln – ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

Ein strukturierter Weg zur Lösung

Gemeinsam mit dem internen Projektteam der SIGMA Bank – bestehend aus Marcus Mayer (Group Head of HR), Sophie Jürgensen (HR) und Raymond Nordvik (interne Projektleitung) – entwickelte ALL CONSULTING ein ganzheitliches digitales HR-Setup.

Ein wichtiger Bestandteil der Lösung war der Betrieb in der ALL CLOUD. Dadurch konnte die SIGMA Group regulatorische Anforderungen effizient erfüllen und gleichzeitig von einer stabilen, sicheren und skalierbaren Systemumgebung profitieren.

Zur Lösung gehören unter anderem:

• ein zentrales digitales HR-System für beide Banken
• eine Active Directory Single Sign-on (SSO)-Anbindung mit zusätzlicher Zwei-Faktor-Authentifizierung für maximale Sicherheit
• ein modernes Mitarbeiterportal mit klar definierten Rollen- und Berechtigungskonzepten
• digitale Prozesse für Absenz- und Bewerbermanagement, Mitarbeitergespräche, Zeugnisse sowie für die interne Kommunikation
• der ALL Calendar Connector zur automatischen Synchronisation von Absenzen mit Outlook

Während des gesamten Projekts arbeiteten die Teams eng und partnerschaftlich zusammen. Das Projektteam von ALL CONSULTING überzeugte mit fundiertem Abacus-Know-how und umfassender HR-Kompetenz. Das Projektteam setzte auf transparente Kommunikation, kurze Reaktionszeiten und eine pragmatische Arbeitsweise. So liessen sich Herausforderungen früh erkennen und gemeinsam lösen.

Spürbarer Mehrwert im Alltag

Heute arbeitet die SIGMA Group mit durchgängigen, digitalen und klar strukturierten HR-Prozessen. Was früher papierbasiert, per E-Mail oder über manuelle Genehmigungen abgewickelt wurde, läuft heute zentral über eine gemeinsame Plattform.

Mitarbeiterdaten, Dokumente, Absenzen, Lohndaten und HR-News stehen jederzeit zentral zur Verfügung und lassen sich einfach verwalten sowie nachvollziehen. Dank des ALL Calendar Connectors werden Absenzen zusätzlich automatisch mit Outlook synchronisiert. Mitarbeitende und Führungskräfte haben dadurch jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen. Das erleichtert die Planung und reduziert den administrativen Aufwand deutlich.

Auch Sicherheit und Compliance profitieren von der neuen Lösung. Sämtliche HR-Daten werden heute in einer kontrollierten und nachvollziehbaren Systemumgebung verwaltet. Das erhöht Transparenz, Prozesssicherheit und stärkt das Vertrauen in die HR-Prozesse gegenüber den früheren papierbasierten Abläufen.

Rückblickend erwiesen sich klar definierte Projektziele, die aktive Einbindung der HR-Abteilung und der Fachbereiche sowie die enge Zusammenarbeit zwischen der SIGMA Group und ALL CONSULTING als entscheidende Erfolgsfaktoren. Gleichzeitig bildet die Lösung eine zukunftsfähige Basis für die weitere Digitalisierung der HR-Prozesse.

Kundenzitat

«Der Wechsel zu einem digitalen HR-System hat unsere Abläufe spürbar vereinfacht. Insbesondere die gewonnene Transparenz und Sicherheit im Arbeitsalltag stellen für uns einen grossen Mehrwert dar.»